1. Ohjelmatoimikunnan työskentely

Ohjelmatoimikunta, johon kuului jäseniä myös Oulun ulkopuolelta, pyrki ottamaan huomioon ulkopaikkakuntalaisten rajalliset mahdollisuudet osallistua läsnäolevina kokouksiin. Syksyllä järjestettiin yksi kokous, joka edellytti läsnäoloa. Kokousta ennen oli käyty sähköpostitse useita neuvottelukierroksia ohjelmasta, ja kokouksessa käsiteltiin suuri määrä asioita. Myöhemmät kokoukset järjestettiin puhelinkokouksina, joihin ulkopaikkakuntalaiset saattoivat osallistua puhelinyhteyksien välityksellä. Päivien aikana järjestettiin toinen läsnäoloa edellyttänyt kokous. Rinnakkaisistuntojen ohjelmien laadinnassa käytettiin hyväksi puheenjohtajien asiantuntemusta sekä eri istuntojen puheenjohtajien välistä yhteistyötä, jota helpotti abstraktien sähköinen saatavuus.

2. Ilmoittautuminen

Ilmoittautuminen hoidettiin Fysikaalisten tieteiden laitoksen omalla web-palvelimella (500 MHz, Red Hat 9, Apache web-palvelin) käyttämällä PostgreSQL ja PHP -ohjelmistoja. Joskus aikaisemmin tehty ascii-tiedostojen perl-kielinen operointi korvautui siis selaimen läpi tehtävillä tietokantaoperaatioilla. Kun ulkopuoliselle kokousjärjestäjille ei tarvinnut maksaa vastaavista palveluista, säästettiin merkittäviä summia rahaa.

(Ilmoittautumisen lisäksi samaa tietokantaa hyödynnettiin myös lopullisen kokousohjelman valmistelussa. Suurin osa työstä tehtiin selainpohjaisilla ohjelmilla, mutta systeemin käyttö vaati loppuvaiheessa myös satunnaista komentorivipohjaisten SQL-komentojen antoa. Nykyisessä muodossaan systeemin käyttö edellyttää siis jonkinlaista ATK-taustaa.)

Ilmoittautumissysteemi vaati käyttäjiä luomaan itselleen tunnuksen ja salasanan, joiden avulla annettuja tietoja saattoi muuttaa lähetyksen jälkeen. Ei ole tietoa, kuinka paljon tätä mahdollisuutta hyödynnettiin. Kaiken kaikkiaan vain puolikymmentä osanottajaa kyseli hukkuneiden tunnusten ja salasanojen perään: vaatimus ei siis ainakaan suuresti haitannut ihmisiä. Menetelmästä oli myös se etu, että papereita ei voinut jättää ennen kuin oli ilmoittanut itsensä kokoukseen. Ohjelmaa tehdessä oletettiin aluksi, että paperin jättäjä on myös sen esittäjä; käsiohjelmaa tehtäessä arvausta korjattiin vertaamalla sitä abstraktien tekijälistan tietoihin.

(Lomakkeissa olisi ollut mahdollista kysyä eksplisiittisesti myös puheen tai posterin esittäjän nimeä, mikä olisi helpottanut käsiohjelman tekoa. Toisaalta lomakkeista halusi tehdä niin yksinkertaisia kuin mahdollista.)

Merkittävin ilmoittautumisen erikoisuus oli osanottajilta vaadittu aktiivisuus. Järjestäjät eivät lähettäneet kenellekään tietoja heidän papereidensa kohtaloista, vaan tiettyyn päivämäärään mennessä verkkosivuille luvattiin lopullinen ohjelma. Jokaisen omalla vastuulla oli käydä tarkistamassa onko esim. ehdotettu puhe päätynyt posteriksi tai ovatko puheenjohtajat vaihtaneet esityksen toiseen rinnakkaisistuntoon. Tietoon tuli vain yksi tästä aiheutunut sekaannus, mitä voidaan pitää rohkaisevana asiana jatkoa ajatellen.

3. Abstraktikirja

Perinteistä Fysiikan päivien abstraktia muutettiin siten, että PACS-koodin merkitsemisestä luovuttiin.

Itse kirja tuotettiin samoilla LaTeX-pohjilla kuin aikaisemminkin. Erona oli se, että nyt master-tiedostoon input-komennolla luettavat toc.tex ja papers.tex luotiin em. tietokannasta.

Kirja oli kokousta edeltävän ajan nähtävillä verkossa. Näin tuleviin esityksiin saattoi tutustua etukäteen, mikä toivottavasti auttoi oman ohjelman suunnittelussa.

Koska kukaan ei ole esittänyt vastaväitteitä, kirja tultaneen julkaisemaan myös sähköisessä muodossa. Ennen tätä voidaan katsoa, onko mahdollista poistaa kaikki abstrakteissa esiintyvät sähköpostiosoitteet tekstistä. Jatkossa kannattaisi harkita, onko yleensäkään tarpeen lisätä tätä tietoa; esim. paperin esittäjän instituutin web-osoite saattaisi olla riittävä tieto tekijänimien lisäksi?

4. Sähköiset esitelmät

Olemme jo tottuneet siihen, että suullisten esitelmien kalvot korvautuvat sähköisellä tekniikalla. Ehkä noin kolmasosa esittäjistä lähetti esitelmätiedostonsa etukäteen, loput tulivat pitkin päiviä, viimeisimmät lauantai-aamuna juuri ennen esitystä. Järjestäjät olivat varanneet samanlaisia tietokoneita tarpeellisen määrän, ja näin ilmoittautumistiskillä saattoi testata oman esityksensä toimivuutta oikeanlaisessa ympäristössä. Muutamat jopa onnistuivat tässä vaiheessa tekemään muutoksia tiedostoihin!